Como salvar o mundo (ou pelo menos a nós mesmos) de más reuniões

Uma epidemia de reuniões ruins, ineficientes e cheias demais está trazendo uma praga às empresas do mundo — e tornando os trabalhadores infe...

Uma epidemia de reuniões ruins, ineficientes e cheias demais está trazendo uma praga às empresas do mundo — e tornando os trabalhadores infelizes. David Grandy tem algumas ideias de como impedir isso.
[Ricardo Stuckert/PR (Agência Brasil (Radiobrás)]

Imaginem o seguinte: É segunda-feira de manhã, você está no escritório, se preparando para um dia de trabalho e um cara que você reconhece dos corredores entra no seu cubículo e rouba a sua cadeira.



Não diz nada, apenas sai e a leva embora. Não te dá explicação para ter pego a cadeira entre tantas outras cadeiras que estavam ali. Nem percebe que você pode precisar da sua cadeira para fazer seu trabalho. Você não aceitaria. Você faria uma cena. Você seguiria o cara até o cubículo dele e diria: "Por que a minha cadeira?"

Certo, agora é terça-feira de manhã e você está no escritório, e um convite para uma reunião aparece no seu calendário.

(Risos)

E é dessa mulher que você reconhece dos corredores, e o assunto menciona um projeto de que você já ouviu falar. Mas não tem uma pauta. Não explica por que você foi convidado à reunião, E ainda assim você aceita o convite e vai. E quando essa sessão extremamente improdutiva termina, e você volta à sua mesa, fica em pé ali, e diz: "Cara, como eu queria ter essas duas horas de volta, assim como queria minha cadeira de volta."

(Risos)

Todos os dias, nós permitimos que os nosso colegas, que são pessoas bacanas em outros aspectos, nos roubem. e eu estou falando de algo muito mais valioso do que móveis de escritório. Eu estou falando de tempo. O seu tempo. De fato, eu acredito que estamos no meio de uma epidemia global de uma nova doença terrível conhecida como "SAI": Síndrome da Aceitação Impensada

(Risos)

O principal sintoma da Síndrome da Aceitação Impensada é aceitar um convite de reunião assim que ele aparece no seu calendário. (Risos) É um reflexo involuntário; ding, click, bing; está no seu calendário. "Tenho que ir, já estou atrasado para uma reunião."

(Risos)

Reuniões são importantes, certo? Colaboração é a chave do sucesso de qualquer empresa. E uma reunião bem organizada pode gerar resultados positivos e aplicáveis. Mas em meio à globalização e ao acesso à tecnologia da informação a forma como trabalhamos mudou drasticamente ao longo dos últimos anos. E nós estamos infelizes.

(Risos)

E nós estamos infelizes não porque o outro não sabe conduzir uma reunião, É por causa da SAI, a nossa Síndrome da Aceitação Impensada que é um ferimento infligido por nós mesmos.

Na verdade, eu tenho evidências de que a SAI é uma epidemia global. Deixem-me dizer porque. Há dois anos, eu postei um vídeo no Youtube E no vídeo eu reproduzi todas as terríveis videoconferências que vocês já viram. Ele dura cerca de cinco minutos, e tem todas as coisas que nós odiamos sobre reuniões muito ruins. Tem o moderador que não faz ideia de como conduzir a reunião. Tem os participantes que não fazem ideia de porque estão ali A coisa toda meio que desaba em um desastre colaborativo. E todo mundo vai embora muito bravo. É até engraçado.

(Risos)

Vamos dar uma olhada. Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo sobre uma proposta muito importante. Enquanto grupo, temos que decidir se... Bloop! Bloop! Olá, quem acabou de entrar? Oi, é o Joe, estou trabalhando em casa hoje.

(Risos) Oi, Joe.

Obrigado por se juntar a nós hoje. Eu estava dizendo que somos muitos na chamada e queremos terminá-la então vamos pular as apresentações e ir direto ao assunto. Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo sobre uma proposta muito importante. Enquanto grupo, temos que decidir se... Bloop! Bloop!

(Risos)

Olá, quem acabou de entrar? Ninguém? Eu achei que tinha ouvido um bipe.

(Risos)

Soa familiar? Sim, me soa familiar também. Algumas semanas depois de postá-lo, 500.000 pessoas em dezenas de países assistiram a esse vídeo. E três anos depois, ainda há milhares de visualizações todos os meses. Agora está perto de um milhão. E algumas das maiores empresas do mundo, empresas conhecidas, mas que não vou citar me pediram permissão para usar esse vídeo nos treinamentos de novo pessoal para ensinar aos novos funcionários como não conduzir uma reunião na empresa. E se os números, um milhão de visualizações, e ser usado por tantas empresas, não são provas suficientes para mostrar que temos problemas com reuniões há os milhares de comentários feitos depois que o vídeo foi postado. Milhares de pessoas escreveram coisas como: "Meu Deus, esse foi o meu dia hoje!" "Esse é o meu dia todo dia!" "Essa é a minha vida." Um cara comentou: "É engraçado porque é verdade, assustadora e triste verdade, E me fez chorar de rir. E chorar. E chorar e chorar um pouco mais." (Risos) Este outro disse: "Minha vida cotidiana até a aposentadoria ou a morte (suspiro)." Essas são citações reais, e isso é muito triste.

Um tema comum que passa por esses comentários online é a crença fundamental de que nós somos impotentes para fazer algo além de ir a reuniões e sofrer ao longo essas reuniões mal conduzidas e viver para nos reunir um outro dia. Mas a verdade é, que nós não somos nem um pouco impotentes. De fato, a cura para a SAI está bem aqui nas nossas mãos. Está bem na ponta dos nossos dedos, literalmente. É algo que eu chamo de "Não SAI!" (Risos) Precisamos espantar o SAI, e dizer "Já chega, pare com isso!"

O Não SAI funciona assim, é muito simples. Primeiro, a próxima vez que você for convidado a uma reunião que não tem muita informação no convite, clique no botão "Provisório"! Você pode fazer isso, é por isso que ele existe, está ao lado do botão "Aceitar". Ou o botão "Talvez", ou qualquer botão que não aceite imediatamente. E então, entre em contato com a pessoa que enviou o convite. Diga-lhe que você está muito entusiasmado em apoiá-lo, pergunte-lhe qual é o objetivo da reunião, e diga-lhe que você quer saber como ajudá-lo a alcançar seus objetivos. E se nós fizermos isso com frequência, e de forma respeitosa, as pessoas podem se tornar mais atenciosas com a forma com a qual elas fazem convites para reuniões. E você pode tomar decisões mais informadas sobre aceitar. As pessoas podem até começar a mandar pautas, imaginam? Ou eles podem evitar uma videoconferência com doze pessoas para tratar de algo quando eles poderiam resolver isso com um email rápido. As pessoas podem até começar a mudar o seu comportamento pois você mudou o seu. E elas podem começar a trazer a sua cadeira de volta, também.

(Risos)

Não SAI!

Obrigado.

(Aplausos).

Fonte: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings
 [Via BBA]

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